Según el último estudio de Deloitte y Autodesk, la incertidumbre económica es el principal reto para las empresas australianas del sector de la construcción. El 61% de las empresas de la construcción declararon que el aumento de los costes de materiales y mano de obra afectaba significativamente a su viabilidad financiera.
La investigación de KPMG también muestra que sólo el 31% de los proyectos se ajustan al 10% del presupuesto original, lo que indica que el control presupuestario es más crucial que nunca en este clima económico incierto.
Los profesionales de la construcción pueden tomar tres medidas vitales para contener y optimizar los costes de sus proyectos.
Paso 1: Atajar las causas profundas de los sobrecostes en los proyectos de construcción
En la mayoría de los casos, el sobrecoste de un proyecto se debe a un análisis o una planificación inexactos antes incluso de que empiece la construcción. Paralelamente a una mejor planificación, la tecnología puede ayudar a reducir los problemas o elementos comunes que contribuyen a los sobrecostes, garantizando que pueda maximizar la eficiencia y los beneficios.
A continuación se enumeran algunos de los sobrecostes más comunes que hay que mitigar.
Estimaciones imprecisas de los proyectos
Aunque muchas de las partes interesadas en un proyecto están ansiosas por que comience su construcción, si se empieza con calendarios y presupuestos defectuosos, el proyecto se encamina a un sobrecoste desde el primer día. Debido a la
naturaleza competitiva del proceso de licitación, los presupuestos pueden sufrir las consecuencias de unas expectativas erróneas sobre el alcance del trabajo incluido en el proyecto. En muchos casos, algunos proyectos también se estiman sobre una base única, con altas probabilidades de superar esa estimación inicial. Por lo tanto, es vital para el éxito de su proyecto actuar con diligencia en la fase previa a la construcción y ser preciso y realista en cuanto a los plazos y costes del proyecto por parte de arquitectos y contratistas.
La estimación precisa del proyecto puede iniciarse en el proceso de solicitud de propuestas. Esta es la oportunidad en la que las partes interesadas en el proyecto pueden expresar sus preocupaciones sobre el presupuesto y los plazos. Si alguna de las partes parece poco realista en cuanto a los plazos o el presupuesto, debería ser una señal de alarma inmediata.
Errores graves en el diseño del proyecto
Por desgracia, las deficiencias de diseño son demasiado comunes. A veces se trata de planos incompletos o incorrectos que dan lugar a un trabajo de calidad inferior. Estos problemas pueden mitigarse con un software que garantice que todo el mundo está en la misma página, reduciendo el riesgo de errores o diseños incompletos. Por ejemplo, durante la construcción, si el proyecto experimenta un cambio inesperado en su alcance, es mucho más fácil introducir esos cambios de diseño en un modelo digital dinámico que volver a dibujarlos en papel.
Por otra parte, propietarios y contratistas deberían acordar el alcance específico del trabajo y las obligaciones de ejecución en la fase de contratación para que los contratistas y subcontratistas puedan construir de acuerdo con las especificaciones del diseño.
Esta documentación debería incluir referencias claras a:
- Todas las especificaciones del proyecto en los documentos de diseño
- Garantías del trabajo exacto que deben realizar los contratistas
- Un cuadro o definición de la asignación de riesgos
- Un proceso para problemas imprevistos
- Un proceso de resolución de conflictos y/o mediación
No planificar las órdenes de cambio
Las solicitudes de órdenes de cambio añadidas después de haber fijado el presupuesto suelen dar lugar a sobrecostes. El tiempo, la mano de obra y los materiales adicionales necesarios para completar el cambio también pueden clasificarse como sobrecostes si afectan a otros aspectos del proyecto. En consecuencia, la mejor forma de abordar los cambios suele ser en la fase contractual, cuando puede añadirse una disposición de orden de cambio para especificar los procedimientos y el presupuesto necesarios en caso de que se produzca un cambio. Si no se aborda con antelación, los contratistas podrían aumentar el coste total de un contrato por adelantado en previsión de cambios.
Mala gestión de la obra
Las partes interesadas en las obras tienen intereses diferentes, lo que puede aumentar la inestabilidad cuando se producen cambios en la obra. Los cambios en la obra deben comunicarse con eficacia y rapidez, sobre todo en obras grandes.
Con el software, los cálculos y diseños pueden consultarse digitalmente para obtener una lectura precisa, y pueden probarse diferentes escenarios para ver cuál dará un mejor resultado. Como los cálculos digitales son precisos (se necesitan datos exactos) y se puede confiar en que los diseños de software representen con exactitud las descripciones in situ, las decisiones pueden tomarse rápidamente basándose en información sólida, no en intereses divergentes.
El acceso en línea a diseños y escenarios permite una mayor comunicación desde ubicaciones remotas. Las decisiones pueden tomarse mientras los jefes de proyecto están sobre el terreno, analizando el problema directamente. Una comunicación más rápida también conduce a mejores decisiones, ya que la información en tiempo real puede abordar una situación antes de que se convierta en un problema mayor que afecte al presupuesto.
No trabajar con los equipos adecuados
Los sobrecostes pueden ser el resultado de un trabajo deficiente. Los subcontratistas con menos experiencia pueden provocar costosos errores, retrasos y fallos, incluso con los diseños y planos más impecables. A menudo se elige a los subcontratistas en función del coste y no de su cualificación. Utilizar los equipos equivocados expone a los contratistas a riesgos. Los contratistas que toman medidas adicionales para garantizar la cualificación de los subcontratistas reducirán la probabilidad de experimentar importantes sobrecostes en los proyectos de construcción.
Paso 2: Reducir los riesgos del proyecto con la tecnología adecuada
Las empresas de construcción se enfrentan a menudo a riesgos financieros derivados de los litigios con los clientes. El valor medio mundial de los litigios en el sector de la construcción fue de 52,6 millones de dólares, según el Informe mundial sobre litigios en el sector de la construcción 2022 de Arcadis. Las disputas pueden causar interrupciones durante los proyectos de construcción, lo que provoca retrasos en los proyectos, contratos rotos e incluso litigios.
Estos son algunos de los riesgos que pueden reducirse utilizando software de construcción.
Defectos
La tecnología reduce el riesgo de defectos por no reparar o remodelar correctamente. Al dotar a los contratistas de mejores datos y acceso a información crucial, los equipos de construcción pueden evitar errores que provoquen lesiones y reclamaciones.
Retraso en la presentación de reclamaciones
A menudo, a los contratistas les ha resultado difícil defender o aclarar sus acciones cuando se produce un problema. Un software que mejore la documentación y proporcione toda la información con precisión podría ayudar al contratista a evitar litigios.
Daños materiales
Si los daños a la propiedad no son culpa del contratista, los datos o registros de actividad almacenados de forma centralizada pueden ayudar a demostrarlo a las partes interesadas y autoridades clave.
Cumplimiento de contratos
El software puede ayudar a cumplir los contratos garantizando la precisión y fomentando la claridad del alcance a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, evitando posibles disputas posteriores. Si se utiliza el software para crear un entorno de colaboración y permitir el intercambio de información entre todas las partes interesadas en el proyecto, es mucho menos probable que surjan problemas de reelaboración y coordinación.
Riesgos de seguridad
Los problemas e incidentes de seguridad pueden aumentar los costes del seguro. Con un historial de seguridad bien documentado, su empresa pagará menos primas. documentado, su empresa pagará menos primas. Una cultura de seguridad sólida y subcontratistas cualificados son fundamentales para reducir los riesgos y problemas de seguridad. La tecnología puede consolidar aún más el éxito de los programas de seguridad y las nuevas innovaciones pueden incluso reducir los riesgos de forma proactiva.
Paso 3: Elegir el software en nube adecuado para optimizar los flujos de trabajo de costes
La mejor forma de controlar las finanzas de la construcción es contar con un sistema central de gestión de costes que ofrezca flexibilidad y personalización para satisfacer las necesidades cambiantes y únicas de cada proyecto. Estos son los atributos clave de un sistema sólido de gestión de costes de construcción que mantiene sus proyectos en marcha a tiempo y dentro del presupuesto.
Gestión de costes centralizada y conectada. Es fundamental que el sistema que utilice para registrar, calcular y prever los costes esté conectado con cualquier otra aplicación relacionada que se esté utilizando. De este modo se mantienen sincronizadas las múltiples partes móviles, se elimina la necesidad de la doble entrada y se ayuda a los equipos a ser más eficientes.
Cuando se centraliza la gestión de todas las actividades de costes, se garantiza que los datos de construcción estén conectados y se actualicen automáticamente en toda la plataforma para ofrecer una visión precisa de la salud financiera del proyecto. Un sistema centralizado también proporciona una única fuente de información, de modo que las partes interesadas pueden disponer de un centro de datos fiable. Por último, un sistema de gestión de costes estrechamente conectado puede ofrecer una visión en tiempo real de la salud financiera del proyecto, para que pueda tomar mejores decisiones y prever los costes con mayor precisión.
Estructuras y terminología personalizables. Usted quiere una solución de gestión de costes de construcción que se ajuste a sus procesos exclusivos, así que equipe a su equipo con una solución que le permita personalizar las estructuras y la terminología.
Una herramienta sólida de gestión de costes, como Autodesk Construction Cloud, le permitirá cambiar el nombre de las pestañas, establecer estructuras presupuestarias personalizadas que funcionen con cualquier sistema contable y crear columnas presupuestarias calculadas a medida.
Flujos de trabajo automatizados. Lo ideal es contar con una solución de gestión de costes que pueda ayudar a automatizar tareas manuales como elevar una solicitud de información a una orden de cambio potencial, mover las órdenes de cambio a través del proceso de aprobación, generar contratos y solicitudes de pago fácilmente. Es aún mejor si la solución le permite mejorar la coherencia y la transparencia de los procesos definidos por la empresa en todos los proyectos mediante la creación de flujos de trabajo de aprobación personalizados. Utilizando un motor de flujo de trabajo basado en decisiones, los equipos pueden automatizar el enrutamiento de las aprobaciones internas para las órdenes de cambio del propietario, las órdenes de cambio del proveedor y los contratos basados en condiciones específicas.
Cuanto mayor sea la precisión y la coherencia de los flujos de trabajo relacionados con los costes, más probable será que el proyecto se entregue en el plazo previsto y dentro del presupuesto, lo que beneficiará a todas las partes implicadas.