Casi todos los proyectos de construcción utilizan especificaciones y necesitan un registro de presentaciones para realizar un seguimiento de los datos a lo largo del ciclo de construcción. Para garantizar que no se pasa por alto ninguna presentación, es necesario crear un registro de presentaciones al inicio de los proyectos.
Tradicionalmente, la creación de un registro de presentaciones es una tarea que requiere mucho trabajo: un ingeniero de proyectos lee cientos de páginas de las especificaciones de un proyecto, selecciona las presentaciones necesarias y crea un registro en Excel. Como resultado, este proceso es propenso a errores. Omitir una presentación puede ser un error costoso, sobre todo si no se descubre hasta una fase avanzada del proyecto, lo que retrasa el calendario y aumenta el presupuesto total. Esto también resta tiempo al equipo de construcción para dedicarlo a tareas de gran valor, como el análisis de los documentos de construcción y los entregables requeridos.
Incluso después de crear el registro de presentación, el proceso de presentación puede toparse con obstáculos. Las aprobaciones suelen tardar semanas, incluso meses, en función del detalle y la precisión del paquete de presentaciones. Además, a medida que los proyectos se hacen más grandes y complicados, los retos asociados a la gestión del flujo de trabajo de presentación se multiplican.
Con el lanzamiento de AutoSpecs en Autodesk Construction Cloud, nuestros usuarios pueden agilizar y acelerar su flujo de trabajo de presentación completo, todo dentro de la plataforma. Exploremos más a fondo el papel tradicional que desempeñan las presentaciones en un proyecto y cómo herramientas como AutoSpecs están llevando el proceso a nuevos niveles de eficiencia y colaboración.
El reto actual de las presentaciones en proyectos de construcción
Las presentaciones desempeñan dos funciones clave en todos los proyectos.
En primer lugar, ayudan a detectar problemas antes de que los equipos lleguen a la obra. Cuando los problemas se detectan en una fase temprana de la fase previa a la construcción, el ahorro de costes puede ser mucho mayor que si se detectaran en la obra.
En segundo lugar, brindan la oportunidad de incorporar al proyecto los planos de taller del contratista. El diseño no puede completarse sin la opinión del constructor, pero su aportación debe ser aprobada primero por los arquitectos, ingenieros y consultores de diseño del proyecto.
Para comprender lo importante que es el proceso de presentación de planos para la construcción general de un proyecto, considere la siguiente cita de Paul Stout, Director y Propietario de Power Summit, socio de AGC y proveedor nacional de programas de formación en construcción: «El proceso de presentación de planos es un método consagrado para indicar la comprensión de los planos y especificaciones por parte del contratista. Es la mejor forma de que los propietarios garanticen la calidad, la funcionalidad y el cumplimiento de los planos y las especificaciones. Cuando se utiliza correctamente, también se convierte en un sistema de alerta temprana de discrepancias, ambigüedades, problemas de diseño y requisitos anticuados.»
Pero no es de extrañar que las presentaciones sean propensas a errores y retrasos debido a la complejidad de un flujo de trabajo de presentación típico:
Como puede ver, son muchos los pasos y las partes interesadas que intervienen para que las entregas se compartan con el cliente y estén listas para la construcción. En el panorama actual de la construcción, ya no basta con confiar en los procesos tradicionales y manuales, especialmente a medida que aumenta la complejidad de los proyectos, por ello se necesita el software adecuado para mejorar el proceso.
¿Por qué utilizar una solución de software para gestionar el proceso de creación de sus presentaciones?
Utilizar el software adecuado para gestionar el proceso de presentación de documentos mitiga dos problemas importantes. En primer lugar, mejora la precisión y la calidad de las presentaciones, reduciendo el riesgo de error durante la construcción. En segundo lugar, al proporcionar una mayor transparencia y colaboración, acelera el proceso de aprobación y permite a los equipos llegar antes a la construcción.
En este artículo, le guiaremos a través del proceso de presentación de documentos mediante el software de construcción Autodesk Construction Cloud.
En Autodesk, nos dimos cuenta de que el proceso de presentación tradicional podría ser automatizado y racionalizado para mejorar la eficiencia y la precisión de las aprobaciones. Tanto si está buscando un elemento de registro de presentación como si necesita el asesoramiento de otro revisor antes de aprobar una presentación, Autodesk Construction Cloud es una plataforma fácil de usar necesaria para acelerar el avance de las presentaciones de manera oportuna.
A continuación, te ofrecemos 10 estrategias para aprovechar al máximo las presentaciones en Autodesk Construction Cloud
1. Pase del libro de especificaciones al registro de entregas en cuestión de minutos
Las especificaciones de construcción describen los materiales y la mano de obra necesarios para construir un proyecto de acuerdo con el diseño. Dependiendo del tamaño del proyecto, las especificaciones pueden tener de cientos a miles de páginas y contener requisitos para miles de elementos de registro de presentación.
Con AutoSpecs en Autodesk Construction Cloud puede crear un registro de presentación a partir de un libro de especificaciones al inicio de un proyecto. Tanto si su libro de especificaciones tiene 100 páginas como 1.000, AutoSpecs le permite crear una hoja de cálculo descargable y precisa con todos los elementos del registro de presentación de su proyecto en cuestión de minutos. El proceso le ahorra tiempo y elimina la posibilidad de errores.
2. Identifique los documentos que faltan antes de que sea demasiado tarde
A pesar de todos los esfuerzos, es posible que algunos elementos importantes no se incluyan en el libro de especificaciones. Por desgracia, los equipos suelen enterarse a posteriori, lo que puede dar lugar a costosas repeticiones, retrasos en el proyecto o información incompleta.
Con los envíos sugeridos de AutoSpecs, puede aprovechar la IA para identificar los elementos de envío que podrían faltar antes de que comience la construcción. Gracias a la tecnología de Construction IQ, los envíos sugeridos analizan las especificaciones actuales del proyecto comparándolas con los datos históricos del mismo para sugerir los envíos que podrían faltar, lo que le permite gestionar de forma proactiva los riesgos de costes y plazos.
3. Aproveche los filtros e informes para crear mini-registros
Cuando el registro de presentación llega a tener miles de elementos, compartirlo todo con su contratista especializado puede suponer más trabajo, ya que tienen que analizarlo para encontrar sus elementos de presentación específicos. Con los filtros y la funcionalidad de informes de AutoSpecs, puede seleccionar sólo los elementos de presentación relacionados con ese contratista y crear un informe a partir de esa lista. De este modo, sabrán exactamente de qué son responsables y no se les escapará nada.
4. Esté al tanto de los cambios en las especificaciones al instante
Cuando se publica una nueva versión del libro de especificaciones, puede resultar difícil ver exactamente qué ha cambiado. Como resultado, los cambios críticos y las actualizaciones pueden pasar desapercibidos, lo que lleva a una costosa reelaboración posterior. Con la función de comparación de versiones de AutoSpecs, puede ver al instante qué ha cambiado (qué se ha añadido, eliminado o modificado) y asegurarse de que ningún cambio pase desapercibido.
5. Integración directa de los registros de presentación en su solución de gestión de proyectos
Haga que su proceso de presentación sea aún más eficiente. Una vez que haya revisado el registro de presentación generado en AutoSpecs, puede enviarlo directamente a Autodesk Build. Simplemente haga coincidir los tipos de presentación y publique en Build, sin necesidad de iniciar sesión en otro producto. Presentaciones racionalizadas en un solo lugar.
6. Manténgase al día al instante sobre el estado de las presentaciones
Controle y revise el progreso de las presentaciones. A medida que los elementos presentados avanzan en el flujo de trabajo, el sistema realiza un seguimiento automático y muestra las fechas de transición.
Con las presentaciones en Project Home con Autodesk Build, puede realizar un seguimiento de las presentaciones asignadas a usted o a todo el proyecto.
7. Cree flujos de trabajo personalizados para la revisión de las presentaciones
Es bien sabido que no hay dos proyectos iguales, pero en realidad no hay dos presentaciones iguales. Algunas presentaciones requieren pasos de revisión adicionales o más de un revisor por paso. Con los flujos de trabajo de revisión personalizados de Autodesk Build, puede configurar el flujo de trabajo de revisión añadiendo varios pasos de revisión y más de un revisor por paso. A continuación, puede guardar los flujos de trabajo de revisión personalizados como plantillas y editarlos según sea necesario. Esto le ayuda a obtener respuestas más rápidamente y deja menos espacio para la falta de comunicación y los retrasos.
8. Marque las presentaciones en un solo lugar
Para cada presentación, hay varias personas implicadas en la revisión y aprobación antes de que se publique en el campo. A lo largo de todas estas entregas, los documentos de presentación se marcan, renombran, reordenan y sellan para garantizar que el equipo de campo construye de acuerdo con las especificaciones. Si los equipos no disponen de las herramientas adecuadas, pueden saltar de una plataforma a otra o recurrir a sistemas manuales ineficaces.
Con las anotaciones al revisar los archivos adjuntos de las entregas, ya no tendrá que dedicar tiempo a exportar documentos, marcarlos en una herramienta PDF independiente y volver a cargarlos en Autodesk Build. En su lugar, esta función le permite anotar sin esfuerzo los archivos adjuntos con texto, resaltados, formas, llamadas y sellos, para obtener rápidamente la información correcta.
9. Mantenga toda la información de la presentación al alcance de la mano
Tan pronto como se aprueba una presentación, está inmediatamente accesible en la aplicación móvil, asegurando que los equipos de campo tengan la información más actualizada para construir con precisión.
10. Comparta las presentaciones en todos los proyectos
Asegúrese de que la información importante de las presentaciones se comparte en todos los proyectos. Con la posibilidad de guardar las presentaciones directamente en una carpeta dentro de Archivos, puede compartir estos elementos en otros proyectos utilizando Bridge en Autodesk Construction Cloud. Esta función le permite controlar cómo se almacena y utiliza su información y, al mismo tiempo, colaborar de forma eficaz.
Es hora de simplificar su flujo de trabajo de presentación de proyectos con la tecnología
El proceso de presentación es una parte esencial de la construcción. Sin embargo, la gestión manual del flujo de trabajo de presentación supone una gran pérdida de tiempo y recursos y expone los proyectos a un mayor riesgo de error. Con AutoSpecs en Autodesk Construction Cloud y Autodesk Build, el proceso se automatiza y agiliza, aportando una mayor eficiencia y precisión al inicio de su proyecto.
Si está interesado en obtener más información sobre cómo su empresa puede utilizar el software de presentación en sus proyectos, contacte con nosotros aquí.